1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2005 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2005 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).

Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается.
Согласно автору матрицы, для успешной и эффективной деятельности большинство задач (65-80%) должно быть сосредоточено в Квадранте II. Только выполнение важных, но не срочных дел позволит Вам достичь желаемых результатов и получить удовольствие от процесса осуществления своих жизненных целей. Задачи из остальных квадрантов, в свою очередь, приносят неудобство и неприятные ощущения, вносят элементы хаоса в Ваш жизненный план и заставляют Вас откладывать действительно важные дела на потом.

На первый взгляд может показаться, что в план стоит включать только дела из Квадранта II и не учитывать остальные приоритеты. Но это может быть реальным только в идеальных условиях, когда из уравнения жизни исключается человеческий фактор. При этом в действительности мы ежедневно взаимодействуем с другими людьми, боремся со своими слабостями и выполняем свои обязанности, какими бы они не были. Поэтому при планировании рабочего дня Вам необходимо учитывать все четыре квадранта и честно, в первую очередь, по отношению к себе, расставлять приоритеты. В будущем это позволит Вам провести анализ своих дел и определить Ваше соотношение квадрантов.

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы, никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).
Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому. С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий. Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».

Ключевыми особенностями подхода Agile Results являются:
ориентация на достижение результатов, а не на выполнение задач;
гибкость, постоянная адаптация к происходящим изменениям;
простая, но эффективная методика расстановки приоритетов;
ограничение временных и энергетических ресурсов для достижения лучших результатов;
непрерывное совершенствование и развитие всех аспектов личности и самой системы.

12 основных приемов Agile Results
Правило 3-ех результатов. Правило 3-ех результатов учит фокусироваться на самом важном. Определите три ключевых желаемых результата каждого дня, недели, месяца и года. Это поможет «рассмотреть лес среди деревьев». Слишком часто мы берем на себя больше дел, чем способны выполнить. Вместо этого выделите только три результата, которых вы хотите добиться, и только после этого приступайте к остальным делам. Думайте об этом как о шведском столе результатов, к которому всегда можно вернуться за новой порцией — нет нужды каждый раз наполнять тарелку до краев.
Структура недели. Решите, каких трех результатов вы хотите добиться на этой неделе. После этого решите, каких трех результатов вы хотите достичь в каждый конкретный день недели. Ежедневно двигайтесь к своим целям. В конце недели проведите разбор полетов.
Радар Результатов. Подумайте, как можно организовать что-то вроде радара планируемых результатов. Вы должны иметь возможность с одного взгляда увидеть, чего вы собираетесь достичь и куда вам предстоит инвестировать ваше время и силы. Предполагаемые результаты должны руководить вашими действиями. Разделите результаты по Сферам Влияния. Например, создайте список желаемых результатов для вашей Жизненной Сферы: тела, карьеры, эмоций, финансов, развлечений, разума и отношений.
Результаты Дня. Воспринимайте каждый день как новый шанс для достижения результатов. Каждый день создавайте новый список дел, в который в первую очередь вносите три главных результата дня («Правило 3-ех»), а уже после этого остальные дела. Таким образом, вы всегда будете помнить о том, что является для вас наиболее приоритетным.
Результаты недели. Создавайте новый список на каждую неделю. Каждая неделя начинается с чистого листа — если вы оступились, у вас всегда должен быть шанс вернуться в строй. Всегда начинайте с трех самых важных результатов недели.
Сильная Неделя. В течение недели старайтесь как можно больше времени заниматься делами, которые делают вас сильнее и как можно меньше теми, что делают вас слабее. Планируйте дела, которые заставляют вас почувствовать слабость, на начало дня. Установите границы — задачи, которые делают вас слабее, должны иметь жесткие временные ограничения. Не давайте таким задачам отнимать больше 20 процентов дня — либо ограничьте их количество, либо отведенное им время. Планируйте самые сложные, сильнее всего напрягающие задачи на начало недели. Будьте осторожны: не путайте дела, которые делают нас слабее со сложными вызовами, которые всегда укрепляют нас.
Определение Границ Дня. Установите лимиты того, сколько времени вы будете уделять тем или иным делам. Ощущение того, что день это постоянная величина с неизменными границами, помогает расставлять приоритеты и управлять рабочим временем. Для старта можно поделить день на несколько крупных отрезков: управление, рабочее время, время для раздумий и время для общения.
Разделение Задач. Делите предстоящие задачи на 4 группы: выполнить прямо сейчас, отложить, внести в календарь или делегировать. Выполните задачу немедленно, если сейчас это самое важное для вас дело или если выполнение этого дела в будущем отнимет у вас больше времени и потребует больших усилий. Отложите, если вам точно необходимо выполнить это дело, но сейчас не совсем подходящее время. Внесите в календарь, если вам понадобится определенный отрезок времени для выполнения этого дела. Делегируйте, если это дело должен выполнить кто-то другой.
Месячный Спринт Улучшений. Выберите одну сферу, которую хотите улучшить за месяц. Каждый месяц выбирайте что-то новое, это позволит охватить 12 сфер за год. А если будет необходимо, вы всегда сможете повторить определенный спринт. Смысл в том, что тридцати дней как раз достаточно для эксперимента — за пару недель можно и не успеть рассмотреть прогресс, а вот через месяц все становится понятно.
Мышление Развития. Решите, что вы всегда будете учиться и расти — такое решение должно быть вашим осознанным выбором. Решите, что если вас отправят в нокаут, вы подниметесь снова. Решите, что ни одну из проблем вы не будете считать слишком личной и нерешаемой.
Списки дел. Группируйте дела по спискам. Подумайте о создании следующих списков: Результаты Дня, Результаты Недели, Отложенные Дела и Скрипты (списки часто выполняемых задач в рамках определенного проекта).
Справочная информация. Не вся информация требует действий с вашей стороны. Да, она может быть очень ценной, но если она не требует действий, то она относится к Справочной информации. Отделите ее от задач и храните в виде отдельных заметок или списков.